Розділ 1. Організаційна та правова робота

 

  1. Розпорядженням голови Острозької районної ради від 16 липня 2019 року № 176 «Про програму збереження архівних фондів Острозького району на 2019 – 2021 роки» схвалено програму збереження архівних фондів Острозького району на 2019 – 2021 роки. Програму затверджено рішенням сесії Острозької районної ради від 15 серпня 2019 року № 487 «Про програму збереження архівних фондів Острозького району на 2019 – 2021 роки».
  2. Питання розвитку архівної справи в районі та місті не розглядались на засіданнях колегій, нарадах та ін.
  3. Конференції, засідання «круглих столів» тощо не проводились.
  4. У діяльності архівного відділу постійно впроваджуються нормативно-методичні розробки УНДІАСД, а саме: Правила роботи архівних установ України (2013), Складення архівних описів: методичні рекомендації  (2013); Методичні рекомендації з підготовки списків видів державних підприємств, установ, організацій, що є і не є джерелами формування НАФ. Примірні списки видів державних підприємств, установ, організацій (2015).
  5. Змін у штатному розписі архівного відділу не відбулося.

 

 

Розділ 2. Розвиток архівної справи

 

  1. Назви установ, підприємств, організацій, документи яких прийнято на зберігання.

За звітний період до архівосховища надійшло  350 справ  управлінської документації:

  • фонду №250 -  Острозький міськрайонний центр зайнятості в кількості 106  од.зб;
  • фонду № 25   -  Білашівська сільська рада та її виконавчий комітет в кількості  47 од. зб.;
  • фонду № 144 -  Острозький районний суд в кількості 11 од. зб.;
  • фонду № 157 -  Колгосп «Комуніст» с. Новородчиці в кількості 18 од. зб;
  • фонду № 213 -  Колгосп «Заповіт Ілліча» с. Кутянка в кількості 8 од. зб.;
  • фонду № 105 -  Колгосп «Шлях до комунізму»  с. Почапки в кількості 5 од. зб.;
  • фонду № 37  - КСП «Розвазьке» с. Розваж 6 од.зб.
  • фонду № 255 - Відділ культури міськвиконкому Острозької  міської ради в кількості 48 од.зб.;
  • фонду № 124 - Острозька міська рада в кількості 101 од. зб.;

 

  1. Назви установ, підприємств, організацій, яким ЕК архівного відділу погоджені інструкції з діловодства; положення про служби діловодства, положення про ЕК, положення про архівні підрозділи

      Проведено 9 засідань ЕК архівного відділу,  які оформлені відповідними протоколами.

 Схвалено :

            37  інструкцій з діловодства:

  • КНП «Острозький районний центр первинної медичної  (медико-санітарної) допомоги»;
  • Острозький районний територіальний центр;
  • КЗ ”Острозький обласний ліцей-інтернат з посиленою військово-фізичною підготовкою”;
  • 34 заклади освіти міста та району .

38  Положень про  ЕК:

  • КНП «Острозький районний центр первинної медичної  (медико-санітарної) допомоги»;
  • КЗ ”Острозький обласний ліцей-інтернат з посиленою військово-фізичною підготовкою”;
  • Відділ культури виконкому Острозької міської ради;
  • Острозький районний територіальний центр;
  • 34 заклади освіти міста та району .

38 Положень про архівний підрозділ:

  • КНП «Острозький районний центр первинної медичної  (медико-санітарної) допомоги»;
  • КЗ ”Острозький обласний ліцей-інтернат з посиленою військово-фізичною підготовкою”;
  • Відділ культури виконкому Острозької міської ради;
  • Острозький районний територіальний центр;
  • 34 заклади освіти міста та району .

 

3 номенклатури справ установ Списку № 1:

  • КЗ ”Острозький обласний ліцей-інтернат з посиленою військово-фізичною підготовкою”;
  • Відділ культури виконкому Острозької міської ради;
  • Фінансове управління міськвиконкому Острозької міської ради;

36 номенклатур справ установ Списку № 3:

  • КНП «Острозький районний  центр первинної медичної  (медико-санітарної) допомоги»;
  • Острозький районний територіальний центр;
  • 34 заклади освіти міста та району

                                                                   

  1. Кількість документів управлінської документації постійного зберігання, тимчасового зберігання, з кадрових питань (особового складу), упорядкованих архівним відділом, трудовим архівом, власними силами установ, приватними підприємцями (окремо).

 

Упорядковано на договірних засадах :

 Документи управлінської документації постійного зберігання:

Фонду № 25 Білашівської сільської  ради:

  • ОП № 1 справ постійного зберігання – 47 од. зб. ,
  • ОП № 2 справ постійного зберігання (погосподарських книг) – 4 од. зб.;
  • ОП № 3 справ постійного зберігання документів з нотаріальних дій – 7 од. зб.;

Фонду № 250 Острозького міськрайонного центру зайнятості:

  • ОП № 1 справ постійного зберігання – 106 од.зб.;
  • фонду № 255 - Відділ культури міськвиконкому Острозької  міської ради
  • ОП №1 справ постійного зберігання - 48 од.зб.;

 

 

Документи з кадрових питань (особового складу) :

Фонду № 25 Білашівської сільської  ради:

  • ОП № 1- к -  8  од. зб.
  • ОП № 2 - к - 2 од. зб.;

Фонду № 250 Острозького міськрайонного центру зайнятості:

  • ОП № 1- к -  9  од. зб.
  • ОП № 2 - к (особових справ безробітних громадян, що втратили статус безробітного) - 545 од. зб.;
  • ОП № 3 - к - 78 од. зб.

Фонду № 255 -  Відділ культури міськвиконкому Острозької  міської ради

  • ОП № 1-к - 12 од.зб.;
  • ОП № 2-к - 1 од. зб.

 

 

Упорядковано власними силами установ:

Документи управлінської документації постійного зберігання:

фонду № 144  -  Острозький районний суд :

  • ОП № 1 - 11 од. зб.;
  • ОП оригінали ухвал по цивільних справах – 17 од.зб.;
  • ОП оригінали ухвал по адміністративних порушеннях – 4 од.зб.;
  • ОП цивільних справ – 5 од. зб.;

 

фонду № 157  -  Колгосп «Комуніст» с. Новородчиці :

  • ОП № 1 - 18 од. зб;

фонду № 213  -  Колгосп «Заповіт Ілліча» с. Кутянка:

  • ОП № 1 - 8 од. зб.;

фонду № 105  -  Колгосп «Шлях до комунізму»  с. Почапки :

  • ОП № 1 - 5 од. зб.;

фонду №   37  - КСП «Розвазьке»  с. Розваж :

  • ОП № 1 - 6 од.зб.

фонду № 124 -  Острозька міська рада

  • ОП № 2 - 101 од. зб.;

 

 

 

Документи з кадрових питань (особового складу) :

фонду № 144  -  Острозький районний суд :

  • ОП № 1- к -  8 од. зб. ;
  • ОП № 2 – к 1 од.зб.

фонду № 124 -  Острозька міська рада в кількості :

  • ОП № 1- к -  13 од. зб. ;
  • ОП № 2 – к 16 од.зб.

 

 

Документи тривалого зберігання:

фонду № 144  -  Острозький районний суд :

  • ОП № 1 –Т цивільних справ – 141 од.зб.

 

  1. Назви установ, підприємств, організацій, в яких здійснювалися перевірки роботи архівних та діловодних служб (комплексні, тематичні, контрольні).

        Проведено комплексні перевірки роботи архівних та діловодних служб в 4установах:

  • Білашівська сільська рада та її виконавчий комітет,
  • Відділ культури та туризму виконкому Острозької міської ради;
  • Острозька міська рада;
  • Відділ культури та туризму Острозької районної державної адміністрації.

 

 

  1. Тематика проведених семінарів з підвищення кваліфікації працівників діловодних, експертних та архівних служб, організованих архівним відділом.

Проведено чотири семінари:

  • два з директорами та відповідальними за ведення діловодства закладів освіти району та міста на тему: «Організація роботи архівного підрозділу закладу освіти»;
  • один з секретарями сільських рад на тему: «Укладання інструкції з діловодство відповідно до змін у законодавстві»;
  • один з сільськими головами на тему: «Стан передавання на постійне зберігання та збереження документів НАФ в світлі процесів децентралізації в районі».

 

  1. Тематика проведених семінарів (курсів) з підвищення кваліфікації працівників діловодних, експертних та архівних служб, до яких залучалися працівники архівного відділу.

Проведено семінар з секретарями сільських рад на тему: «Порядок передавання документів сільських рад, що реорганізуються відповідно до Закону України «Про добровільне об’єднання територіальних громад».

 

Надано 186 консультації  відповідальним за архівні підрозділи установ, організацій та підприємств списку № 1 та списку № 3.

 

 

Розділ 3. Забезпечення збереженості документів

 

  1. Проведення заходів щодо поліпшення умов зберігання документів, оптимального їх розміщення в архівосховищах, контролю за наявністю та фізичним станом документів.

З метою поліпшення умов зберігання документів, оптимального їх розміщення в  архівосховищах збільшено протяжність стелажного обладнання на 10 метрів погонних та придбано 2 металеві шафи.

  1. Кількість та назви фондів перевіряння наявності та фізичного стану документів яких проводилося.

Проведено перевіряння наявності та фізичного стану документів 6 фондів в кількості 752 од.зб.:

  • Вельбівненська сільська рада – 101од.зб.;
  • Сіянцівська сільська рада – 95 од.зб.; ;
  • Грем’яцька сільська рада – 129од.зб.;;
  • Верхівська сільська рада – 104од.зб.;;
  • Вілійська сільська рада – 93од.зб.;;
  • Районний відділ статистики – 230од.зб.;.

 

  1. Відомості про кількість фондів і частин фондів, документи яких надійшли в архівосховища у звітному періоді.

За звітний період до архівосховища надійшли  9 частин фондів:

  • фонд № 250   -  Острозький міськрайонний центр зайнятості;
  • фонд № 25   -  Білашівська сільська рада та її виконавчий комітет;
  • фонду № 144 -  Острозький районний суд;
  • фонду № 157 -  Колгосп «Комуніст» с. Новородчиці;
  • фонду № 213 -  Колгосп «Заповіт Ілліча» с. Кутянка;
  • фонду № 105 -  Колгосп «Шлях до комунізму»  с. Почапки;
  • фонду № 37 -  КСП «Розвазьке» с. Розваж;
  • фонду № 255 - Відділ культури та туризму міськвиконкому Острозької  міської ради;
  • фонду № 124 - Острозька міська рада.

 

 

 

  1. Кількість справ, знайдених в результаті їх розшуку.

Справ у розшуку немає.

 

  1. Кількість виборчої документації тимчасового строку зберігання, що зберігається в архівному відділі.

         В архівному відділі зберігається виборча документація тимчасового строку зберігання фонду Територіальні виборчі комісії з виборів депутатів місцевих рад та сільських, міського голів Острозького району та м. Острога Рівненської області за 2014-2015 роки в кількості: 124 справи, 70 коробок, 4 мішки.

 

  1. Кількість складених і перескладених карток фондів (окремо).

Перескладено картки 9 фондів:

  • Фонд № 250   -  Острозький міськрайонний центр зайнятості;
  • фонд №   25   -  Білашівська сільська рада та її виконавчий комітет;
  • фонду № 144 -  Острозький районний суд;
  • фонду № 157 -  Колгосп «Комуніст» с. Новородчиці;
  • фонду № 213 -  Колгосп «Заповіт Ілліча» с. Кутянка;
  • фонду № 105 -  Колгосп «Шлях до комунізму»  с. Почапки;
  • фонду № 37  -  КСП «Розвазьке» с. Розваж
  • фонду № 255 - Відділ культури та туризму міськвиконкому Острозької  міської ради;
  • фонду № 124 - Острозька міська рада .

 

 

  1. Кількість внесених записів до списку фондів і до книги надходжень (окремо).

           До списку фондів записи не вносились.

            Зроблено 9 записів у книгу надходження документів:

  • Фонд № 250   -  Острозький міськрайонний центр зайнятості;
  • фонд №   25   -  Білашівська сільська рада та її виконавчий комітет;
  • фонду № 144 -  Острозький районний суд;
  • фонду № 157 -  Колгосп «Комуніст» с. Новородчиці;
  • фонду № 213 -  Колгосп «Заповіт Ілліча» с. Кутянка;
  • фонду № 105 -  Колгосп «Шлях до комунізму»  с. Почапки;
  • фонду № 37  -  КСП «Розвазьке» с. Розваж
  • фонду № 255 - Відділ культури та туризму  міськвиконкому Острозької  міської ради;
  • фонду № 124 - Острозька міська рада .

 

  1. 8. Кількість переданих справ та  внесених записів до книги вибуття документів

11 червня 2019 року передано до Державного архіву Рівненської області 785 одиниць зберігання.

Зроблено 10 записів у книгу вибуття документів:

        Фонд № 26 – відділ статистики -                     2008-2012 роки 230од. зб;

        Фонд № 23 – Сіянцівська с/р -                        1982-1991 роки  91 од.зб;

         Фонд № 37 -  Грем’яцька с/р -                             1980-1991 роки  129 од. зб;

         Фонд № 39 -  Верхівська с/р -                             1982-1990 роки  104  од. зб;

         Фонд № 41 -  Вілійська   с/р  -                         1982-1990 роки  93  од. зб;

         Фонд № 6    - Вельбівненська с/р -                    1982-1990 роки  101 од.зб;

         Фонд № 51 – КСП «Розвазьке» -                     1996-2001 роки   6  од.зб;

         Фонд № 213- колгосп «Заповіт Ілліча»-          1992-2000 роки   8 од.зб;

         Фонд № 105- колгосп «Шлях до комунізму»- 1985-1987,1995   5 од.зб;

         Фонд № 157- колгосп «Комуніст» -                  1986-2000 роки  18 од.зб.

 

 

Розділ 4. Використання інформації документів НАФ

 

  1. Тематика виставок, радіо-, телепередач, публікацій в пресі.

       Підготовлено 4 виставки архівних документів:

  • до 100-річчя  проголошення Акта Злуки Української Народної Республіки і Західноукраїнської Народної Республіки;
  • «Конституція - основа державності»;
  • «Становлення суверенної держави» - до Дня Незалежності України;
  • «Україна починається з тебе» - до 30-тої річниці створення Народного Руху України за перебудову.

       Підготовлено 2 публікації в пресі:

  • до громадсько-політичної газети  Острожчини «Життя і слово» на тему: «Підводимо підсумки та визначаємо пріоритети»
  • до Острозької міської газети газета «Замкова гора» на тему: «Документи важливо зберегти». 

 

    Створено   сторінку архіваного відділу Острозької райдержадміністрації у соціальній мережі Facebook.

 

  2.Тематика лекцій, екскурсій, інших форм використання інформації  документів НАФ.

        Проведено 4 ознайомлюючих  екскурсії  для учнів 6-го класу гімназії, користувачів та відвідувачів архіву.

 

 3.Тематика соціально-правових запитів, що переважала.

       Надійшло та виконано 772 запити соціально-правового характеру.

Всі запити виконано безоплатно.

      На особистому прийомі розглянуто 756 звернень від громадян.

Виконано 83 тематичні запити.

      У ІІІ кварталі  2019 року переважали запити соціально-правового характеру на теми:

   - Праця і заробітна плата;

   - Аграрна політика і земельні відносини;

   - Житлова політика.

 

Розділ 5. Зміцнення матеріально  - технічної бази архівних відділів

 

  1. Виділені кошти з державного, місцевого бюджетів для зміцнення матеріально - технічної бази архівного відділу.

          Кошти з державного,  місцевого бюджетів для зміцнення матеріально-технічної бази відділу не виділялись.

Архівним відділом  зароблено  12811 грн.,  кошти надійшли на спецрахунок  райдержадміністрації.

  1. Зміцнення матеріально - технічної бази архівних відділів за рахунок спецкоштів.

         За рахунок спецкоштів придбано стелажне обладнання,  дві металеві шафи, канцтовари, заправка картриджів та інші господарчі товари для потреб відділу.

 

        Укладено списки № 1 та № 3 юридичних осіб-джерел формування НАФ, які передають документи до архівного відділу,  які не передають документи до архівного відділу та списків фізичних осіб, які передають, або можуть передавати документи до архівного відділу.

        Організовано практику студенту  ІІІ курсу Національного Університету     “ Острозька академія ”.

     

 

Начальник архівного відділу                                           Тетяна КОВАЛЬЧУК

Острозької районної державної

адміністрації

04.10.2019