Відповідно до плану роботи   у 2019 році до архівосховища  відділу надійшли документи  11 установ у кількості 578  справ управлінської документації  при плані 555. 

      Подано на схвалення та схвалено ЕПК Держархіву Рівненської області описи на управлінську документацію  в кількості 615 од. зб. при плані 600

      У 2019 році було переукладено список №1юридичних осіб-джерел формування Національного архівного фонду, які передають документи до архівного відділу. Нажаль втратили статус юридичної особи та були виключені зі списку джерел формування НАФ чотири установи: Управління юстиції, Управління Пенсійного фонду, Управління Держгеокадастру, Міськрайонний центр зайнятості. Після проведення науково-технічного опрацювання документи віднесені до Національного архівного фонду: Управління юстиції по 2016 рік, Управління Пенсійного фонду по 2017, Управління Держгеокадастру по 2017, Міськрайонний центр зайнятості по 2018 рік  були прийняті на постійне зберігання, а архівні фонди цих установ закриті.

      Разом з тим набули статусу юридичної особи навчальні заклади району та міста. За 2019 рік подано розглянуто та схвалено Експертною комісією архівного відділу інструкції зведення діловодства, положення про архівний підрозділ та експертну комісію, номенклатури справ – 34 закладів освіти.

      Станом на 01.11.2019  року із 35 установ джерел формування

Національного архівного фонду – 25 установ  передали свої документи до архівного відділу за встановлені роки (по 2011 – 2018 роки) за схваленими ЕПК Держархіву Рівненської області описами, а саме:

  1. Острозька райдержадміністрація- 2017;
  2. Острозька районна рада- 2017;
  3. Острозька міська рада- 2015;
  4. Білашівська сільська рада-2018;
  5. Бухарівська сільська рада - 2015;
  6. Вілійська сільська рада-2012;
  7. Межиріцька сільська рада-2011;
  8. Хорівська сільська рада-2015;
  9. Милятинська сільська рада-2014;
  10. Тесівська сільська рада-2012;
  11. Сіянцівська сільська рада-2014
  12. Почапківська сільська рада- 2016
  13. Грем’яцька сільська рада -2017
  14. Новородчицька сільська рада-2018
  15. Острозький районний суд-2017;
  16. УправлінняДержказначейства в Острозькому районі-2015;
  17. Фінансове управління райдержадміністрації-2012;    
  18. Фінансове управління міськвиконкому-2014;
  19. Відділ культури і туризму міськвиконкому-2018;    
  20. Відділ освіти міськвиконкому-2016;
  21. Відділ освіти райдержадміністрації-2016;    
  22. Відділ культури райдержадміністрації-2013;
  23. Управління агропромислового комплексу-2018;            
  24. Ліцей-інтернат з військово-фізичною підготовкою-2014;
  25. Острозька ЦРЛ(лікарня)-2015

       Сільські ради сіл: Новомалин, Вельбівне  передали документи за 2010 рік включно. Сільська рада села Могиляни передала документи по 2004 рік.

       Станом на 01 листопада 2019 року ще 2 сільські ради  (Оженинська с/р, Розвазька с/р) подали документи на науково-технічне опрацювання та 4 сільских рад сіл: Плоске, Українка, Мощаниця,  Сіянці,   частково розпочали передавання .  

      Не розпочала передавання документів  сільська рада  села Верхів. 

      Архівним відділом Острозької райдержадміністрації вживаються заходи щодо упорядкування та забезпечення приймання на постійне зберігання документів НАФ, насамперед від тих установ де зберігаються документи понад встановлені роки.

      Розроблено: план-графік на 2020 рік приймання на постійне зберігання документів, що зберігаються в установах-джерелах комплектування архівного відділу, та графік упорядкування та передавання документів сільських рад  на постійне зберігання. Підготовлено та надіслано листи про включення до плану-графіка передавання документів та листи нагадування установам та сільським радам, що порушили виконання планів-графіків за попередні роки. 

     З  метою  організації  контролю  за  вибуттям  та  надходженням  справ,  їх  фактичною  наявністю  і  обліком,  за  роботою  архівних підрозділів, експертних  та  діловодних  служб  установ – джерел  формування  НАФ, працівниками  архівного  відділу  розроблені  та  ведуться  допоміжні  робочі  зошити,  журнали, в яких  відображена  вся  необхідна  поточна  інформація,  вносяться  зміни  до  неї. Для  зручності  в  роботі,  значна  частина  інформації  створена,  поповнюється  та  використовується  в  електронному  вигляді. Постійно проводиться моніторинг стану упорядкування документів установ списку № 1, схвалення на них описів та передавання на постійне зберігання. 

Організаційно – методична  робота  з  установами  та  організаціями  району, міста  здійснюється  шляхом  надання  консультативно – методичної  допомоги   працівникам  діловодних  та  архівних  служб  у  телефонному  режимі, безпосередньо  на  місцях  під  час  упорядкування   документів  та  здійснення  комплексних, контрольних, тематичних  перевірок  їх  роботи; в архівному  відділі - через  проведення  індивідуальних  консультацій  та  стажувань  новопризначених,  а  також  організацію (як  самостійно, так і з залученням  до  заходів  райдержадміністрації)  та  проведення  нарад – семінарів  з  відповідними  категоріями  працівників.

У 2019 році  надано 193  консультації відповідальним за архівні підрозділи установ, організацій та підприємств списку № 1 та списку № 3     безпосередньо  в  архівному  відділі.

Проведено комплексні перевірки стану діловодства та архівної справи в 9 установах: Милятинська сільська рада та її виконавчий комітет, Вілійська сільська рада та її виконавчий комітет, Сіянцівська сільська рада та її виконавчий комітет, Могилянівська сільська рада та її виконавчий комітет.

       Проведено 4 семінари з секретарями сільських рад, керівниками навчальних закладів району та міста, з відповідальними за архівні підрозділи, в яких взяли участь 134  слухачі .

Тема 1: « Організація роботи архівного підрозділу. Вимоги до укладання номенклатури справ»

Тема 2: «Систематизація та зберігання документів у діловодстві».

Тема 3 : «Забезпечення формування Національного архівного фонду документами, що відбивають сучасну історію України». 

Тема 4: «Порядок передавання документів юридичних осіб (сільських рад), що реорганізуються відповідно до Закону України «Про добровільне об’єднання територіальних  громад»